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业务助理工作流程
作者:1106 来源: 阅读次数:9465次 发布日期:2014年4月07日

  业务助理岗位,在不同的企业中,根据销售的不同产品类型,业务助理岗位举足轻重。具体的工作有哪些详细的流程呢?以下是对于业务助理工作流程的介绍,仅供参考。
  
  销售是企业的龙头,销售助理是企业内外交流的桥梁,也是客户联络的纽带,起着举足轻重的作用。为了规范业务助理的工作,特制定本工作流程。
  
  销售助理的基本要求是:爱岗敬业心强,乐于承担责任;追求卓越,不断学习进步,熟练业务操作,做事有始有终;积极的工作态度,细心、耐心、专心。因此,必须熟练掌握并认真做好以下几个方面的工作:
  
  1、接听电话流程
  
  1)办公室电话,一般不能超过响三声无人接听。在接听电话时,态度要热忱,注意基本礼貌用语,主动问候:“您好!科迪色彩公司!请问有什么可以帮到您......”。如客户所要找的人不在,可以很礼貌跟客户说:“不好意思,××有事走开,请问有什么事可以帮到您?”如是新手的同事接电话,可以跟客户先打个招呼,主动问好,并自我介绍“我是新来的××,现负责××的工作,以后您有什么需要可以随时联系我。”如果客户需要记录联系方式,要很热忱的把电话号码提供给客户。
  
  2)在交谈中要取得客户的基本信息:哪家单位,有何种需要,联系人、地址、电话等等,
  
  并做好记录,跟进结果。
  
  3)同客户交谈的同时,要将客户的兴趣转入正题,同时语言上扬,让客户感觉很有活力,朝气,很热忱的为他服务。
  
  4)对客户电话中问到的问题,业务助理需扬长避短并有针对性的将公司产品的优势详尽描述,尽可能的让客户对我们的产品有兴趣。对于本人不能回答或解决的问题应作好记录,转交相关人员或领导解决,千万不能放之不理。
  
  5)针对不同的客户,要运用不同的技巧,不同的发声语言,同客户的关系要处理得淋漓尽致,让双方交谈感觉很畅快。
  
  6)接听时间以3分钟左右为宜,并及时整理来电信息记录,用笔记本详细记录。
  
  2、订单处理流程
  
  1)接订单:业务员口头或书面或短信下订单,客户发传真及客户来电下订单,要及时记录,跟进、审核、处理。
  
  2)了解订单信息:接客户订单的同时,需先审核订单,了解该客户一贯的合作方式,如:“客户名称,区域,业务员,地址,联系人,电话,数期,是否开票,是否回扣,出货要求,结算方式等等。”如有数期的新客户,要有陆总批示的《数期申请表》,并作好存档记录。若是新客户的订单,以上基本信息需详细记录存档,确保客户资料的完善。这些基本信息在首次与该客户合作时,业务助理需全部掌握与了解,然后确认客户的价格与协议的价格是否一致。作好处理订单的议项。
  
  3)处理订单:第一步确认无误后,在第一时间将订单登记在《销售记录本》上,防止订单遗漏。第二步将订单以软件或QQ电子表格形式传至仓库部,紧接着与仓库部沟通。第三步安排出货时间、出货方式、(如:发快递或发货运与送货)、收款方式、(如:快递代收货款、代签回单、送货收现或支票等)。
  
  注:发快递的订单是在11.30时以前接到订单可上午出货,若在11.30时以后接到订单,只能在当天下午出货,业务助理需跟客户沟通协调出货时间。特殊情况例外。
  
  4)订单出货跟踪:如仓库库存量不足,导致订单无法如期交货时,需及时了解库存情况并反应至生产部,沟通协调生产该产品。争取第一时间完成该订单,确认可出货时间.。跟客户沟通,了解客户的情况后并将实际情况反馈至客户处,看订单急缓,跟客户协调实际出货日期及方式(是否分批出货)。
  
  5)发快递的订单,客户一般会催货,在接到客户催货的同时,应第一时间将现实掌握的信息反馈给客户,不能担搁,拖延。
  
  6)外省的客户订单,坚持“款到发货”的原则,除业务员特殊交待的除外。
  
  7)每一客户的订单,在安排出货的同时,要详细了解该客户的应收账款状况,并结合当天订单的实际情况,确定当天的订单是否能够合理安排出货。如有异常,需请示直接负责的业务员或直接领导。
  
  8)每天下班前,同仓库核实当天所有订单是否全部收到,货是否已全部安排发出,并安排计划好第二天的行程及线路安排。
  
  3、样品发放记录
  
  1)业务员或业务助理按客户需求填写《样品发放记录》,并传真至工厂,安排工厂发快递或货运
  
  2)业务助理协助业务员跟踪样品发出的情况。
  
  4、应收账款处理
  
  为保证销售货款的及时回笼,杜绝呆账和烂账的发生,确保公司财产的安全和完整,特要求如下:
  
  1)业务助理每月月底统计《累计应收账款明细表》,提交财务,并及时跟催客户的应收账货款。
  
  2)对于开发票的客户,每月按不同客户的要求,及时开出发票。
  
  3)定期打“对账单”给客户签字确认,业务助理应及时整理应收账款名单给相关的业务员催款。
  
  4)部分签合同的客户,严格按照合同要求执行。
  
  5、开据发票和收据
  
  1)应严格按照客户要求,在客户指定的日期内及时将发票寄给客户,以免耽误收款时间。
  
  2)不开票客户大部分开“科迪收讫章”的收据,除极少数有要求的客户开盖“科迪公章”的收据及开盖“南化成公章”的收据以外。
  
  3)发票一经开出,业务助理须细心的记录,并跟踪至客户手上
  
  4)收据一经开出,货款应及时回笼至财务处,要做到日日与财务核实收款状况,及时消账
  
  6、快递流程:
  
  1)现与我司合作的快递公司有:联昊通快递,源伟丰快递,申通快递,平安达快递。源伟丰快递,联昊通快递,平安达快递一般走珠江三角洲及省内快件,并协助我司代收货款及代签回单业务。申通快递走外省文件,一般文件都寄申通。
  
  2)快递公司代收货款和代签回单,业务助理须细心整理和跟进。当天发出的所有货,第二天要及时跟踪快递单回来的状况,按时整理登记,在销售记录本上须详细记录发哪家快递公司,《快递记录本》上须详细记录快递单号,金额及签回单。此流程须日日跟进,日日登记,防止漏单。
  
  3)快递公司代收货款及代签回单业务,货款及回单回笼时间一般为7天,业务助理要及时跟进快递公司的财务部,回款和回单在正常时间范围内回到我司,就比较放心这家快递公司,一旦有哪家快递公司超出了此期限,回款及回单不按时到位,需马上联系快递公司相关负责人,追踪货款和回单的状况,并通知工厂暂时停止和这家公司的合作,待业务恢复正常后,可以继续同这家公司合作!
  
  7.佣金发放
  
  1)公司客户的回扣资料(包括回扣价、客户银行资料)由业务员上报负责的业务助理,业务助理需详细登记存档。
  
  2)业务助理需严格执行公司的《佣金管理制度》,回佣权限,回佣额度,佣金收受人的身份及相关资料,价格控制,佣金确认,佣金发放等流程。
  
  3)业务助理需细心记录好各客户的付佣情况,要求是必须款到才付佣金,每月月底整理好付佣客户的明细,至下月月初提交至公司财务部审核,待财务确认无误安排支付佣金。佣金支付后由相关的业务助理详细作好记录,并通知销售人员与客户确认收取。
  
  4)为防止重复付佣及漏付佣金,业务助理必须细心记录每一笔业务的往来状况,尽可能做到最准确。
  
  8.软件处理流程(需了解更详细请参照“软件操作指导书”)
  
  1)顾客信息录入
  
  新客户订单登记,需在“顾客信息”录入新客户资料,新客户资料编号:如是公司客户,需录入“GS00—”;如是业务员的客户,需录入“YW00—”;如是代理商,需录入“KD00—”,按照流水序号依次录入。待软件生成该客户资料后,方可在“销售出库”录入客户信息。
  
  2)销售出库录入
  
  打开路径:进入“进销管理”-“销售管理”,打开“销售出库”。
  
  3)销售收款录入
  
  打开路径:进入“进销管理”-“销售管理”,打开“销售收款”。
  
  销售出库单需仓库确认过账后,方可做“销售收款单”。如有实际收款与销售出库不一致的情况,需了解清楚原因,在“备注/摘要”注明清楚,并知会财务。
  
  注意:当天的“销售出库”都需当天录入软件(除软件当天异常以外),当天的“销售收款”都需当天录入软件,并知会财务过账,避免日积月累,账务繁多,错单和漏单。
  
  4)销售退货及销售换货的录入
  
  在“销售出库”那里做负数,做“销售收款单”时将对应单据转单过来冲减应收。
  
  5)坏账
  
  因特殊原因导致部分货款无法回收的,要做坏账冲减应收:在“销售出库”录入产品信息为“坏账”的,数量录入负数。录好过账后再做“销售收款”冲减应收。
  
  6)回扣单价设置
  
  如新客户有回扣的,要在“客户回扣设置”设置是否回扣,然后录入回扣单价。打开路径:进销管理—销售管理-回扣设置,新增该客户某产品的回扣价,要注意回扣价的准确性,特别是在销售价格有变动的情况回扣价也有跟着调整。
  
  7)查询系列报表,《销售出库报表》,《销售收款报表》,《客户回扣设置》,《客户价格管理》,《报表汇总》(XXX),《销售明细》(XXX),各业务助理在各自的权限下,可以查询并检查核实当月的出货及收款状况。
  
  8、注意事项
  
  1)客户电话订单,如不清楚客户所用产品范围,应尽可能的当面就问清楚客户所需产品的型号,切记似懂非懂,事后查找很久客户所使用过的产品,耽误时间。客户电话所报订单一定要详细记录好产品型号,数量,交货日期。
  
  2)业务员交待的订单,细节方面不清楚的,需第一时间问清楚业务员这个客户的基本情况,第一时间按照业务员的要求安排发货。
  
  3)要积极主动和仓库沟通协调好发货的进程,下过去的订单一定不能出错,客户要求的注意事项也要反映给仓库部。
  
  4)应收账款的客户,需时时日日记在心里,到期的客户要第一时间和客户对账催款。切记,由主动变为被动,由财务来催。
  
  5)和客户沟通,彼此都要保持轻松愉快的心态,积极主动应对客户的各种问题,产品知识的更新要与时俱进,努力推广公司的新产品,新的市场宣传计划,让客户买得放心,用得舒心。
  
  6)每日登记的《销售记录本》和《快递记录本》,要清晰,明朗,方便财务审查。收到款的客户,第一时间给财务消账,切记,放时间久了,要花双倍的时间与精力来查账。
  
  7)有退货,换货的客户,业务助理要先了解客户的情况,是什么原因,谁同意换或退,待了解清楚后再作退货或换货处理。
  
  8)每天发出的货运单和快递单,第二天早上都要仔细核对发货清单,核实仓库发出去的货是否与客户订单一致。如有不相符的单据,要及时发现和处理。送货司机签回来的回单,也需要一一核实。
  
  9)新进的业务助理,一般不允许随便报价给客户,待熟悉了解公司整体运作流程及产品知识,由上级领导授权予以报价的权限。
  
  10)业务助理手上所有的客户资料和客户档案,要及时更新公司所有资料均属商业秘密,不允许向任何不相关的人员透露。
 

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