业务助理岗位，在不同的企业中，根据销售的不同产品类型，业务助理岗位举足轻重。具体的工作有哪些详细的流程呢？以下是对于业务助理工作流程的介绍，仅供参考。
　　
　　销售是企业的龙头，销售助理是企业内外交流的桥梁，也是客户联络的纽带，起着举足轻重的作用。为了规范业务助理的工作，特制定本工作流程。
　　
　　销售助理的基本要求是：爱岗敬业心强，乐于承担责任；追求卓越，不断学习进步，熟练业务操作，做事有始有终；积极的工作态度，细心、耐心、专心。因此，必须熟练掌握并认真做好以下几个方面的工作：
　　
　　1、接听电话流程
　　
　　1）办公室电话，一般不能超过响三声无人接听。在接听电话时，态度要热忱，注意基本礼貌用语，主动问候：“您好！科迪色彩公司！请问有什么可以帮到您......”。如客户所要找的人不在，可以很礼貌跟客户说：“不好意思，××有事走开，请问有什么事可以帮到您？”如是新手的同事接电话，可以跟客户先打个招呼，主动问好，并自我介绍“我是新来的××，现负责××的工作，以后您有什么需要可以随时联系我。”如果客户需要记录联系方式，要很热忱的把电话号码提供给客户。
　　
　　2）在交谈中要取得客户的基本信息：哪家单位，有何种需要，联系人、地址、电话等等，
　　
　　并做好记录，跟进结果。
　　
　　3）同客户交谈的同时，要将客户的兴趣转入正题，同时语言上扬，让客户感觉很有活力，朝气，很热忱的为他服务。
　　
　　4）对客户电话中问到的问题，业务助理需扬长避短并有针对性的将公司产品的优势详尽描述，尽可能的让客户对我们的产品有兴趣。对于本人不能回答或解决的问题应作好记录，转交相关人员或领导解决，千万不能放之不理。
　　
　　5）针对不同的客户，要运用不同的技巧，不同的发声语言，同客户的关系要处理得淋漓尽致，让双方交谈感觉很畅快。
　　
　　6）接听时间以3分钟左右为宜，并及时整理来电信息记录，用笔记本详细记录。
　　
　　2、订单处理流程
　　
　　1)接订单：业务员口头或书面或短信下订单，客户发传真及客户来电下订单，要及时记录，跟进、审核、处理。
　　
　　2)了解订单信息：接客户订单的同时，需先审核订单，了解该客户一贯的合作方式，如：“客户名称，区域，业务员，地址，联系人，电话，数期，是否开票，是否回扣，出货要求，结算方式等等。”如有数期的新客户，要有陆总批示的《数期申请表》，并作好存档记录。若是新客户的订单，以上基本信息需详细记录存档，确保客户资料的完善。这些基本信息在首次与该客户合作时，业务助理需全部掌握与了解，然后确认客户的价格与协议的价格是否一致。作好处理订单的议项。
　　
　　3）处理订单：第一步确认无误后，在第一时间将订单登记在《销售记录本》上，防止订单遗漏。第二步将订单以软件或QQ电子表格形式传至仓库部，紧接着与仓库部沟通。第三步安排出货时间、出货方式、(如:发快递或发货运与送货)、收款方式、(如:快递代收货款、代签回单、送货收现或支票等)。
　　
　　注：发快递的订单是在11.30时以前接到订单可上午出货，若在11.30时以后接到订单，只能在当天下午出货，业务助理需跟客户沟通协调出货时间。特殊情况例外。
　　
　　4）订单出货跟踪：如仓库库存量不足，导致订单无法如期交货时，需及时了解库存情况并反应至生产部，沟通协调生产该产品。争取第一时间完成该订单，确认可出货时间.。跟客户沟通,了解客户的情况后并将实际情况反馈至客户处,看订单急缓,跟客户协调实际出货日期及方式(是否分批出货)。
　　
　　5）发快递的订单，客户一般会催货，在接到客户催货的同时，应第一时间将现实掌握的信息反馈给客户，不能担搁，拖延。
　　
　　6）外省的客户订单，坚持“款到发货”的原则，除业务员特殊交待的除外。
　　
　　7）每一客户的订单，在安排出货的同时，要详细了解该客户的应收账款状况，并结合当天订单的实际情况，确定当天的订单是否能够合理安排出货。如有异常，需请示直接负责的业务员或直接领导。
　　
　　8）每天下班前，同仓库核实当天所有订单是否全部收到，货是否已全部安排发出，并安排计划好第二天的行程及线路安排。
　　
　　3、样品发放记录
　　
　　1）业务员或业务助理按客户需求填写《样品发放记录》，并传真至工厂，安排工厂发快递或货运
　　
　　2）业务助理协助业务员跟踪样品发出的情况。
　　
　　4、应收账款处理
　　
　　为保证销售货款的及时回笼，杜绝呆账和烂账的发生，确保公司财产的安全和完整，特要求如下：
　　
　　1）业务助理每月月底统计《累计应收账款明细表》，提交财务，并及时跟催客户的应收账货款。
　　
　　2）对于开发票的客户，每月按不同客户的要求，及时开出发票。
　　
　　3）定期打“对账单”给客户签字确认，业务助理应及时整理应收账款名单给相关的业务员催款。
　　
　　4)部分签合同的客户，严格按照合同要求执行。
　　
　　5、开据发票和收据
　　
　　1）应严格按照客户要求，在客户指定的日期内及时将发票寄给客户，以免耽误收款时间。
　　
　　2）不开票客户大部分开“科迪收讫章”的收据，除极少数有要求的客户开盖“科迪公章”的收据及开盖“南化成公章”的收据以外。
　　
　　3）发票一经开出，业务助理须细心的记录，并跟踪至客户手上
　　
　　4）收据一经开出，货款应及时回笼至财务处，要做到日日与财务核实收款状况，及时消账
　　
　　6、快递流程：
　　
　　1）现与我司合作的快递公司有：联昊通快递，源伟丰快递，申通快递，平安达快递。源伟丰快递，联昊通快递，平安达快递一般走珠江三角洲及省内快件，并协助我司代收货款及代签回单业务。申通快递走外省文件，一般文件都寄申通。
　　
　　2）快递公司代收货款和代签回单，业务助理须细心整理和跟进。当天发出的所有货，第二天要及时跟踪快递单回来的状况，按时整理登记，在销售记录本上须详细记录发哪家快递公司，《快递记录本》上须详细记录快递单号，金额及签回单。此流程须日日跟进，日日登记，防止漏单。
　　
　　3）快递公司代收货款及代签回单业务，货款及回单回笼时间一般为7天，业务助理要及时跟进快递公司的财务部，回款和回单在正常时间范围内回到我司，就比较放心这家快递公司，一旦有哪家快递公司超出了此期限，回款及回单不按时到位，需马上联系快递公司相关负责人，追踪货款和回单的状况，并通知工厂暂时停止和这家公司的合作，待业务恢复正常后，可以继续同这家公司合作！
　　
　　7.佣金发放
　　
　　1）公司客户的回扣资料（包括回扣价、客户银行资料）由业务员上报负责的业务助理，业务助理需详细登记存档。
　　
　　2）业务助理需严格执行公司的《佣金管理制度》，回佣权限，回佣额度，佣金收受人的身份及相关资料，价格控制，佣金确认，佣金发放等流程。
　　
　　3）业务助理需细心记录好各客户的付佣情况，要求是必须款到才付佣金，每月月底整理好付佣客户的明细，至下月月初提交至公司财务部审核，待财务确认无误安排支付佣金。佣金支付后由相关的业务助理详细作好记录，并通知销售人员与客户确认收取。
　　
　　4）为防止重复付佣及漏付佣金，业务助理必须细心记录每一笔业务的往来状况，尽可能做到最准确。
　　
　　8.软件处理流程（需了解更详细请参照“软件操作指导书”）
　　
　　1）顾客信息录入
　　
　　新客户订单登记，需在“顾客信息”录入新客户资料，新客户资料编号：如是公司客户，需录入“GS00—”；如是业务员的客户，需录入“YW00—”；如是代理商，需录入“KD00—”，按照流水序号依次录入。待软件生成该客户资料后，方可在“销售出库”录入客户信息。
　　
　　2）销售出库录入
　　
　　打开路径：进入“进销管理”－“销售管理”，打开“销售出库”。
　　
　　3）销售收款录入
　　
　　打开路径：进入“进销管理”－“销售管理”，打开“销售收款”。
　　
　　销售出库单需仓库确认过账后，方可做“销售收款单”。如有实际收款与销售出库不一致的情况，需了解清楚原因，在“备注/摘要”注明清楚，并知会财务。
　　
　　注意：当天的“销售出库”都需当天录入软件（除软件当天异常以外），当天的“销售收款”都需当天录入软件，并知会财务过账，避免日积月累，账务繁多，错单和漏单。
　　
　　4）销售退货及销售换货的录入
　　
　　在“销售出库”那里做负数，做“销售收款单”时将对应单据转单过来冲减应收。
　　
　　5）坏账
　　
　　因特殊原因导致部分货款无法回收的，要做坏账冲减应收：在“销售出库”录入产品信息为“坏账”的，数量录入负数。录好过账后再做“销售收款”冲减应收。
　　
　　6）回扣单价设置
　　
　　如新客户有回扣的，要在“客户回扣设置”设置是否回扣，然后录入回扣单价。打开路径：进销管理—销售管理-回扣设置，新增该客户某产品的回扣价，要注意回扣价的准确性，特别是在销售价格有变动的情况回扣价也有跟着调整。
　　
　　7）查询系列报表，《销售出库报表》，《销售收款报表》，《客户回扣设置》，《客户价格管理》，《报表汇总》（XXX），《销售明细》（XXX），各业务助理在各自的权限下，可以查询并检查核实当月的出货及收款状况。
　　
　　8、注意事项
　　
　　1）客户电话订单，如不清楚客户所用产品范围，应尽可能的当面就问清楚客户所需产品的型号，切记似懂非懂，事后查找很久客户所使用过的产品，耽误时间。客户电话所报订单一定要详细记录好产品型号，数量，交货日期。
　　
　　2）业务员交待的订单，细节方面不清楚的，需第一时间问清楚业务员这个客户的基本情况，第一时间按照业务员的要求安排发货。
　　
　　3）要积极主动和仓库沟通协调好发货的进程，下过去的订单一定不能出错，客户要求的注意事项也要反映给仓库部。
　　
　　4）应收账款的客户，需时时日日记在心里，到期的客户要第一时间和客户对账催款。切记，由主动变为被动，由财务来催。
　　
　　5）和客户沟通，彼此都要保持轻松愉快的心态，积极主动应对客户的各种问题，产品知识的更新要与时俱进，努力推广公司的新产品，新的市场宣传计划，让客户买得放心，用得舒心。
　　
　　6）每日登记的《销售记录本》和《快递记录本》，要清晰，明朗，方便财务审查。收到款的客户，第一时间给财务消账，切记，放时间久了，要花双倍的时间与精力来查账。
　　
　　7）有退货，换货的客户，业务助理要先了解客户的情况，是什么原因，谁同意换或退，待了解清楚后再作退货或换货处理。
　　
　　8）每天发出的货运单和快递单，第二天早上都要仔细核对发货清单，核实仓库发出去的货是否与客户订单一致。如有不相符的单据，要及时发现和处理。送货司机签回来的回单，也需要一一核实。
　　
　　9）新进的业务助理，一般不允许随便报价给客户，待熟悉了解公司整体运作流程及产品知识，由上级领导授权予以报价的权限。
　　
　　10）业务助理手上所有的客户资料和客户档案，要及时更新公司所有资料均属商业秘密，不允许向任何不相关的人员透露。