每一个工厂的跟单员，根据工厂的生产计划及产品，对于跟单员的工作都有不同的岗位内容制定，以下是详细的跟单员的工作内容，可供参考。
　　
　　(1)接单
　　
　　(2)跟进生产
　　
　　(3)催审单证
　　
　　(4)出货跟踪
　　
　　(5)制单结汇
　　
　　一．接单的形式：在出口贸易中，最常见的是：
　　
　　（1）合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES　CONTRACT）和购货合同（PURCHASE　CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。
　　
　　（2）确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES　CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE　CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。
　　
　　而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。
　　
　　还有协议书，意向书，订单和委托订单等。
　　
　　要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。
　　
　　1．接单的程序：询盘，发盘，还盘，接受等环节。
　　
　　（1）询盘：（INQUIRY）又叫询价。
　　
　　（2）发盘：（OFFER）又叫报价。是卖方向买方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。
　　
　　（3）还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。
　　
　　（4）拒绝还盘(Decline　counter-offer)
　　
　　（5）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
　　
　　2．审单：即审核合同
　　
　　2.1．审单内容：
　　
　　产品名称、规格
　　
　　质量
　　
　　数量
　　
　　单价、总额
　　
　　价格条款
　　
　　付款方式
　　
　　包装要求
　　
　　交货期
　　
　　交货方式
　　
　　2.2．审单方法：
　　
　　（1）产品名称，规格：审查时产品代码/型号是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？有很多公司和企业产品名称的代码/型号同时也代表了规格。
　　
　　（2）质量：也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。
　　
　　（3）数量：应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2.5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。
　　
　　（4）单价，总额的审查：
　　
　　1、客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？
　　
　　2、通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）
　　
　　（5）价格条款的审查：出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：
　　
　　FOB（free on board, …named port of shipment）船上交货价（指定装运港的价格条件）
　　
　　CIF(cost, insurance and freight, …named port of destination)成本+保险费+运费（指定目的港）价格。
　　
　　FCA(freecarrier)（用于空运）byair
　　
　　（6）付款方式审查：
　　
　　1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。
　　
　　2.支付的货币能否接受？
　　
　　（7）包装要求的审查：
　　
　　1．工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？
　　
　　2．客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？
　　
　　3．客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签hangtag,price　tag，说明书,唛头shipping　mark）
　　
　　（8）交货期的审查：跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。
　　
　　（9）交货方式的审查：运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。
　　
　　注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。
　　
　　关于样品：要获取订单，备好样品是很重要的一步。
　　
　　1．寄目录，样本：
　　
　　2．准备样品。
　　
　　（1）工厂现有的款式
　　
　　（2）新款
　　
　　（3）客户来样。
　　
　　要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。
　　
　　作为跟单员，我们要做到：
　　
　　A：有完整的产品资料，主动进行宣传。
　　
　　B：新品的成本，价格要进行核算。
　　
　　C：新品的制作要留有实样。
　　
　　D：客户的来样要保存好原样。
　　
　　形式发票：PROFORMA　INVOICE
　　
　　买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。
　　
　　为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。产品信息（品名，数量，价格，交货期）。合同条款（价格条款，付款方法）。此外，提供银行资料以便客户开证或汇款。
　　
　　签订合同后跟单的主要程序：
　　
　　以货，证，船，款为中心，包括：备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：
　　
　　备货及生产跟单
　　
　　催审单证
　　
　　订仓装船
　　
　　制单结汇
　　
　　二、生产跟单
　　
　　产前批办：准备颜色办，辅料样办，包装样办，产前样办等给客人批，OK后开始生产大货
　　
　　2.生产进度跟踪（进度跟踪表，订单号，交货日期，生产进度，问题解决）
　　
　　3.安排QC验货（中期验货，走货前验货）
　　
　　4.准备出货
　　
　　三、催审单证：
　　
　　大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。
　　
　　催证：货物快完成时，要催证。
　　
　　审证：审开证人和受益人是否正确，L/C的货物和金额与合同是否相同，装期，特别条款等。
　　
　　改证：审证后发现问题如包装上，总金额，有效期，拼写错误等，必须要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。
　　
　　四、订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。
　　
　　按CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。
　　
　　首先：出货装柜：跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。
　　
　　A．货柜选择：根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20’(29–30立方/17.5吨)40’(58–61立方/22.5吨),40’H(68–71立方/27.5吨)
　　
　　B．制作装箱单：装箱单应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。
　　
　　C．跟踪装柜：出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。
　　
　　按FOB成交的，只要将货物送到指定装货港即可
　　
　　五、制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。
　　
　　A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。要在L/C的有效期内将单据送交银行。出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。
　　
　　B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁。
　　
　　生产过程跟单的流程：
　　
　　1、下达生产通知书。跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。
　　
　　2、分析生产能力。生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施？要不要外包？
　　
　　3、制定生产计划。
　　
　　4、跟踪生产进度
　　
　　跟踪生产进度的表单：生产日报表，生产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。
　　
　　5.交期延误：如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。如不同意，一是协商，我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。
　　
　　6.有关订单的更改问题：客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量上的（或增加，或减少），有包装上的，有交期的变更（或提前，或推迟）。接到客户要求变更，首先要看改什么？能否接收？如我们的货已生产的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如还没按排，问题不大。如已按排了部份，要进行协商。比如数量要减，我们已按原数量采购了材料，如果是通用的，问题不大。但如是专用的，客户要承担部份费用。对交期：如要提前，我们要根据实际情况说。如要推迟，时间短，问题不大，但如要延迟很长，那仓储费，损耗费要承担。